Редактирование метаданных документа — Word, Excel, PowerPoint

Что такое метаданные документов?

Метаданные документов — это скрытая информация, хранящаяся внутри ваших файлов Word, Excel и PowerPoint. Каждый раз, когда вы создаёте или редактируете документ, Microsoft Office автоматически записывает такие сведения, как ваше имя (в качестве автора), название вашей компании, дату и время создания и последнего изменения файла, общее время редактирования, номер версии и даже имя использованного компьютера. Эта информация хранится во внутренней XML-структуре файла — она невидима при обычном открытии документа, но легко читается тем, кто знает, где искать. Когда вы делитесь документом по электронной почте или загружаете его на сайт, все эти метаданные отправляются вместе с файлом.

Почему стоит обратить внимание на метаданные документов?

Метаданные документов могут раскрыть гораздо больше, чем вы планировали. Резюме, отправленное потенциальному работодателю, может показать, что оно было создано три года назад и отредактировано 47 раз. Деловое предложение может раскрыть имена предыдущих авторов или рецензентов, которых вы предпочли бы держать в тайне. Юридические документы могут раскрыть внутреннюю историю правок. В некоторых случаях метаданные даже использовались в судебных процессах для установления хронологии или авторства. Для журналистов, защищающих источники, компаний, охраняющих коммерческие тайны, и всех, кто ценит конфиденциальность, контроль над метаданными документов — не выбор, а необходимость. Даже безобидные метаданные, такие как ваше полное имя или компания, могут стать риском для конфиденциальности при публичном обмене файлами.

Какие типы метаданных содержат документы Office?

Документы Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX) хранят метаданные в двух основных местах. Основные свойства включают название, тему, ключевые слова, описание, автора, последнего изменившего, номер версии, дату создания и дату изменения. Расширенные свойства (app.xml) содержат имя и версию приложения, название компании, общее время редактирования, количество страниц/слов/слайдов и информацию о шаблоне. Пользовательские свойства могут хранить любые дополнительные пары «ключ–значение». Некоторые документы также содержат отслеживаемые изменения, комментарии с именами авторов и временными метками, а также скрытый текст. Наш инструмент даёт вам полный обзор всех этих свойств и позволяет просматривать, редактировать или удалять каждое из них отдельно.

Как безопасно делиться документами, не раскрывая метаданные

Прежде чем делиться любым документом с посторонними, всегда проверяйте его метаданные. Откройте файл в нашем редакторе метаданных документов, чтобы точно увидеть, какая скрытая информация в нём содержится. Удалите или замените своё личное имя общим идентификатором. Очистите поле компании, если оно содержит конфиденциальные сведения об организации. Проверьте историю версий — большое число версий или долгое время редактирования могут раскрыть о вашем рабочем процессе больше, чем вы хотите. Для максимальной конфиденциальности создайте свежую копию документа (это сбросит часть метаданных), а затем очистите оставшиеся свойства с помощью нашего инструмента. Помните: как только вы отправили файл по электронной почте или загрузили его, вернуть содержавшиеся в нём метаданные уже нельзя.

Метаданные документов и соответствие требованиям

Во многих отраслях действуют строгие требования к метаданным документов. Юристы должны следить за тем, чтобы конфиденциальность клиентов не была нарушена скрытой информацией об авторе. Медицинские организации должны проверять, что данные пациентов не утекают через свойства документов. Государственные учреждения часто требуют удалять метаданные перед публичным выпуском документов. Наш инструмент помогает выполнять эти требования, давая вам полный контроль над каждым полем метаданных. Вы можете проверять документы перед отправкой, создавать чистые версии для распространения и вести чёткий учёт того, что было удалено.